Habitat social : 4 exemples d’outils numériques pour simplifier le quotidien de vos locataires et collaborateurs

Les acteurs de l’habitat social rencontrent des défis constants, que ce soit pour s’adapter aux réglementations mouvantes ou pour satisfaire des locataires et collaborateurs dont les habitudes évoluent.

Pour répondre à ces changements, les bailleurs sociaux se tournent de plus en plus vers les solutions numériques qui leur permettent une meilleure gestion de leur activité au quotidien.

De la simplification des processus internes à l'amélioration de la communication avec les locataires, découvrez comment l’innovation par le numérique contribue à l'efficacité opérationnelle et à la satisfaction des locataires et collaborateurs.

Novaway accompagne depuis 2010 les acteurs de l’habitat social dans leur démarche d’innovation par le numérique. Voici quelques exemples des outils que nous avons pu mettre en place chez nos clients.

Développement d’un extranet locataire pour le bailleur social Erigere

Erigere est le troisième opérateur immobilier du Groupe Action Logement en Île-de-France. Il gère un patrimoine de plus de 16 000 logements.

Le projet : le bailleur valorise l’innovation par le service et a choisi d’enrichir et de moderniser son extranet locataire. Il a souhaité améliorer l’expérience client en s’appuyant sur la numérisation des usages et la dématérialisation des processus métier.

Les objectifs d'un extranet pour le bailleur social :

• Créer une plateforme extranet collaborative, moderne et évolutive que la précédente
• Permettre aux locataires de réaliser des actions récurrentes en toute autonomie 24/24h - 7/7j, par exemple :
  • régler leur loyer sur un espace sécurisé
  • retrouver leurs quittances, avis d’échéance ou de régularisation de charges
  • retrouver des relevés de compte locataire générés par la plateforme
  • modifier leurs informations personnelles et leurs préférences de notifications
• Intégrer de nouvelles fonctionnalités et adapter l'arborescence pour une plateforme plus intuitive
• Bien connecter l'extranet avec le système d’information d'Erigere
• Permettre aux employés de se focaliser sur les sujets à forte valeur ajoutée en limitant les sollicitations

L’intégration d'un l’extranet dans le système d’information d’un bailleur est cruciale pour le bon fonctionnement de l’activité. C’est pourquoi un plan d’intégration réalisé sur mesure est recommandé.

Dans le cas d’Erigère, l’extranet a été connecté avec l’ERP Cassiopae, un serveur SFTP pour pouvoir afficher des documents directement dans l’extranet et une API pour mettre à disposition les baux.

En savoir plus sur le développement d'un extranet locataire pour le bailleur social Erigere

Création d’un extranet avec application mobile pour Unicil

Lorsque nous avons rencontré Unicil (Groupe Action Logement), le bailleur proposait un extranet à ses locataires qui permettait uniquement d’accéder à ses informations personnelles depuis un ordinateur.

Le projet : proposer un extranet plus moderne qui réponde à un plus grand nombre de besoins et faire en sorte que la plateforme ait un fonctionnement optimal sur mobile.

En plus de répondre aux objectifs de la création d’un extranet, Unicil a souhaité proposer une application mobile pour rendre l’extranet facilement accessible aux locataires.

L’application a été créée en progressive web app (PWA) : une technologie web qui permet un développement plus rapide et moins coûteux, et qui peut remplacer une application native dans de nombreux cas.

L'application PWA permet notamment de :

• s’adapter aux nouveaux usages des locataires qui privilégient de plus en plus leur téléphone pour se connecter à internet
• retrouver l’application rapidement depuis l’accueil de leur téléphone
• recevoir des notifications pour être informé des nouveautés (par exemple lorsqu’un nouveau document est disponible)

En savoir plus sur le projet d’application extranet pour Unicil

Développement d’un outil de gestion de la demande jeunes pour le bailleur social Espacil Habitat

Espacil Habitat gère 26 000 logements sociaux familiaux et pour étudiants et jeunes actifs. Il compte actuellement 7 000 logements dédiés aux jeunes et près de 60 résidences en Bretagne, Loire-Atlantique et Ile-de-France.

Le projet : proposer un outil numérique de demande de logement dédié aux étudiants et jeunes actifs et dont les règles d’attribution sont différentes de la demande de logement social classique.

Objectif de la plateforme de gestion des demandes :

• Simplifier la demande de logement pour un public spécifique, ici les étudiants et jeunes actifs qui peuvent :
  • remplir un questionnaire de préqualification pour être orientés (permet également de réduire le temps de traitement des dossiers pour les collaborateurs)
  • envoyer une demande, suivre son état, mettre à jour leur dossier
  • accepter ou refuser une proposition de logement faite par le bailleur
  • consulter leur messagerie numériser et automatiser un maximum de tâches administratives pour libérer du temps aux collaborateurs
• Connecter l’outil de gestion des demandes avec le SI d’Espacil Habitat de manière sécurisée
• Pouvoir réaliser des Commissions d’attributions en physique ou distanciel avec la CAD numérique
• Proposer un outil multilingue

Le module de rapprochement offre-demande : l'outil d'Espacil Habitat vise principalement à attribuer rapidement un logement adapté à chaque demandeur. L'attribution est simplifiée grâce à un algorithme de cotation qui suit des étapes définies en amont.

L’interconnexion avec les outils du système d'information : l’extranet locataire a été connecté de façon fiable et sécurisée au système d’information d’Espacil Habitat et notamment son ERP, Cassiopae.

En savoir plus sur le projet de développement d’un outil de gestion de la demande pour Espacil Habitat

Développement d'un hub de communication pour le bailleur social Est Métropole Habitat

Est Métropole Habitat est un organisme HLM qui gère plus de 16 000 logements. Le bailleur envoie quotidiennement de nombreuses communications manuellement ou automatiquement.

Le projet : développer un “hub de communication” : une plateforme qui centralise la gestion et le suivi de tous les courriers et emails envoyés à des locataires, fournisseurs et partenaires.

Objectifs :

• Centraliser les actions de communication pour faciliter les différents process d’envoi des collaborateurs et leur libérer du temps
• Unifier les communications par la création de modèles réutilisables par tous
• Assurer un meilleur suivi grâce à des historiques des envois et un système de vérification des statuts avancé
• Doubler le nombre de communications sortantes grâce à la digitalisation des process
• Interfacer la nouvelle plateforme avec l’écosystème informatique existant
• Administrer la plateforme depuis un espace complet, adapté au besoin et simple d’utilisation

Interconnexion avec le système d'information : l'un des défis principaux a été d’interfacer l’outil avec le système d’information du bailleur. En tant que “hub”, c’est-à-dire de point central entre les solutions de communication, la plateforme a dû se connecter à différents outils comme : l’ERP Ikos, des outils tiers d’envoi de communications (SendingBlue, SMSFactor, MySendingBox), Microsoft Teams pour synchroniser les comptes utilisateurs et un outil tier pour centraliser les flux entre les différents outils du SI.

En savoir plus sur le développement d’un outil de gestion des communications pour Est Metropole Habitat