Refondre un extranet locataire : 6 signaux clés à surveiller.

L’extranet locataire représente un levier efficace pour optimiser la gestion locative, favoriser l’autonomie des locataires et désengorger les services supports.

Dans un contexte où les attentes des locataires évoluent vers plus de simplicité et de réactivité, l’extranet doit offrir une expérience fluide et personnalisée à chaque étape de leur parcours.

Un extranet vieillissant ou peu intuitif peut considérablement impacter l’expérience des utilisateurs et dégrader la qualité des services.

Alors, comment savoir si le moment est venu de mettre à jour votre outil ? On vous partage 6 signaux d’alerte qui indiquent que votre extranet a besoin d’une refonte.

L’adhésion des utilisateurs à l’outil est faible.

Un nombre important de comptes inactifs et un taux de création de compte en baisse, sont des indicateurs clairs d’un manque d’adhésion des locataires à l’extranet. Si ces derniers rencontrent des difficultés dès leur inscription sur la plateforme, ils peuvent rapidement être découragés et à terme cesser d’utiliser l’outil.

Ce désengagement peut également se constater du côté des équipes métier. Si elles ne s’approprient pas la plateforme et continuent à traiter les demandes en dehors de celle-ci, cela peut indiquer que l’outil n’est pas adapté à leurs besoins opérationnels et à leurs pratiques.

Les questions clés que vous pouvez vous poser :

• L’activation des comptes locataires est-elle simple et intuitive ?
• Les fonctionnalités disponibles répondent-elles aux besoins du terrain ?
• Vos équipes intègrent-elles l’extranet dans leurs processus quotidiens ?

Les locataires utilisent d’autres canaux de communication pour vous solliciter.

Si vos utilisateurs multiplient les appels et mails au service client au lieu d’utiliser les fonctionnalités de sollicitations prévues à cet effet, c’est souvent le signe que votre extranet est peu ergonomique voire obsolète. 

Une interface peu intuitive et une navigation complexe peuvent rapidement perdre vos utilisateurs et les empêcher de trouver les informations dont ils ont besoin.
À terme, cela affecte considérablement l’expérience utilisateur et dégrade la qualité perçue de vos services.

Voici quelques questions à se poser :

• Vos locataires peuvent-ils répondre à la majorité de leurs besoins récurrents en autonomie ?
• La plateforme permet-elle de fluidifier les échanges et de simplifier les démarches des locataires ?
• L’expérience de navigation est-elle fluide et intuitive ?

L’interface est peu adaptée à la mobilité.

Avec l’évolution rapide des usages numériques, comprendre les habitudes et les besoins des utilisateurs est indispensable.

Selon une étude réalisée par We Are Social en partenariat avec Meltwater, en 2025, 96,3 % des utilisateurs mondiaux accèdent à Internet via un téléphone mobile et près de 63 % du trafic Internet mondial provient des téléphones. Un chiffre qui illustre la part croissante que représente la navigation mobile sur le trafic en ligne. 

Dans ce contexte, les extranets doivent garantir une expérience fluide et cohérente quel que soit le support utilisé en adoptant une approche multi-supports. L’application mobile peut être une réponse à cette mobilité, en assurant une continuité d’expérience et en proposant des fonctionnalités supplémentaires adaptées (notifications push, authentification biométrique, accès hors connexion…).

À défaut, une interface peu adaptée à la mobilité peut décourager l’accès des utilisateurs à la plateforme, nuire à leur satisfaction et compromettre leur adhésion à l’outil.

Aujourd’hui, il en va presque de soi que la conception responsive fait partie intégrante d’une démarche multi-supports : toutes les solutions digitales doivent être pensées pour s’adapter automatiquement à toutes les tailles d’écrans.

Les questions à se poser : 

• L’expérience utilisateur proposée est-elle cohérente d’un support à l’autre ?
• L’affichage de l’extranet s’adapte-t-il à toutes les tailles d’écran (mobile, tablette, desktop…) ?

L’accessibilité de l’extranet est insuffisante.

Au quotidien, des utilisateurs aux profils et besoins variés sont amenés à utiliser votre extranet. 
Votre plateforme doit donc être pensée pour être accessible et garantir une expérience équitable à tous les utilisateurs, y compris aux personnes en situation de handicap et aux personnes âgées. 

Un extranet qui ne respecte pas les exigences d’accessibilité prive ainsi de nombreux utilisateurs d’accéder à ses services. Sur notre blog, nous vous avons introduit à l’accessibilité numérique et à l’entrée en vigueur de la nouvelle directive European Accessibility Act (EAA).

Depuis le 28 juin 2025, toutes les entreprises de plus de 10 employés et dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 2 millions d’euros, ont l’obligation de rendre leurs services numériques conformes aux exigences du RGAA, sous peine de sanctions.

Pour assurer la mise en conformité de votre outil, il est essentiel de réaliser en amont un audit d’accessibilité et de mettre en place un suivi continu.

Parmi les questions à se poser :

• L’extranet est-il conforme aux normes d’accessibilité définies par le RGAA ?
• L’utilisateur peut-il naviguer et interagir facilement avec la plateforme, quelles que soient ses capacités ?
• L’outil prend-il en compte la diversité des profils et des besoins utilisateurs ?
• La plateforme est-elle compatible avec les technologies d’assistance, comme les lecteurs d’écran ?

La solution est rigide : un frein à la durabilité de l’extranet. 

Face à la digitalisation croissante du secteur de l’immobilier, les extranets locataire doivent continuellement s’adapter pour répondre durablement aux nouveaux enjeux et rester alignés avec les besoins du terrain.

Lorsque l’implémentation de nouvelles fonctionnalités nécessite des manipulations complexes et chronophages, c’est un signe que votre solution est peu évolutive et que son architecture est vieillissante. 

Ce manque de modularité freine l’amélioration continue de la plateforme et accélère son obsolescence. Une refonte architecturale s’impose alors comme une nécessité pour améliorer la souplesse de la solution, permettre l’intégration fluide de nouveaux modules et ainsi répondre aux attentes de vos locataires.

Les questions essentielles à se poser :

• La plateforme repose-t-elle sur des technologies maintenables ?
• L’architecture permet-elle d’activer ou de mettre à jour facilement des modules ?

L’extranet n’est pas bien synchronisé avec le système d’information

Un extranet locataire s’intègre au sein d’un écosystème digital varié. Pour fonctionner efficacement, il doit s’interfacer de façon fluide avec l’ensemble des outils de votre système d’information (ERP, CRM, GED…). Assurer son interopérabilité est indispensable pour garantir la cohérence, la sécurité et la fiabilité des données.

À défaut, une mauvaise intégration peut compromettre la performance et l’efficacité de la plateforme, impactant à la fois l’expérience utilisateur et l’efficacité des équipes. Dans ce contexte, une refonte de l’extranet est recommandée pour améliorer sa connectivité avec les outils existants et fluidifier les échanges.

Posez-vous ces questions :

• La plateforme communique-t-elle efficacement avec les outils du SI ?
• La sécurité des données est-elle garantie dans les échanges entre la plateforme et le système d’information ?
• La stratégie d’intégration repose-t-elle sur des standards ouverts et des API robustes ?

La refonte d’un extranet locataire fait partie intégrante de son cycle de vie. Cette étape est indispensable pour s’adapter aux évolutions, répondre aux attentes des utilisateurs et maintenir la performance de la plateforme. Avant d’anticiper une refonte, il est essentiel de réaliser en amont un audit de la solution pour identifier les axes d’amélioration et prendre des décisions éclairées.

Vous souhaitez entreprendre une refonte de votre solution numérique ? Contactez-nous !

Source : https://www.blogdumoderateur.com/internet-mobile-reseaux-sociaux-chiffres-cles-2025/