Réussir la digitalisation de ses process métiers étape par étape
Cyrielle, Responsable marketing et communication 13 février 2019
Cyrielle, Responsable marketing et communication 13 février 2019
A l’heure où la transformation digitale promet de nombreux gains en matière de productivité, l’utilisation d’outils obsolètes ou inadaptés représente parfois un véritable manque à gagner pour les entreprises.
Il est donc important de faire le point sur les bénéfices mais également les pertes liés aux technologies exploitées.
Vous constatez une baisse de performance dans votre entreprise ou dans votre service : avez-vous pensé à évaluer la satisfaction des salariés quant à l’utilisation de vos outils métiers ?
Un outil métier non-intuitif, lent, qui rencontre des bugs peut véritablement troubler les process et bonnes pratiques à respecter.
Dans nos précédents audits d’outils métiers, nous avons, par exemple, pu constater :
En outre, les avantages liés à une transformation numérique de ses outils métiers seraient :
Pour résumer :
"L’avantage principal dans l’initiative de modernisation des process est avant tout de laisser plus de temps à l’homme pour réfléchir aux sujets stratégiques et de passer moins de temps sur des tâches répétitives de gestion et de traitement des données".
Même si l’investissement peut sembler financièrement conséquent, les gains qui y sont associés permettent de voir plus loin en termes de stratégie et de rendement.
Voici, selon notre expérience, les étapes à respecter réussir sa transformation digitale par la modernisation des outils métiers.
La première étape, lorsque l’on souhaite remettre à niveau un outil métier, consiste à réaliser un premier bilan de l’existant.
Il est indispensable de lister les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs ont accès. Il est ensuite intéressant de faire le point sur l’expérience utilisateur globale proposée par l’outil.
Un audit des pratiques est donc utile pour rendre compte une première fois de l’intuitivité de l’outil, ainsi que des difficultés rencontrées. Réalisé par une personne externe, cet audit digital permet d’analyser l’outil de façon objective sans prendre en considération les potentielles mauvaises habitudes.
Une fois l’audit externe réalisé, il est primordial d’intégrer les utilisateurs au changement. Cela permet de voir si les points identifiés en amont concordent avec les bénéfices et inconvénients ressentis par les utilisateurs.
Intégrer son équipe à la transformation digitale de ses outils métiers a deux avantages principaux :
Les audits terrain sont le meilleur moyen de récolter le feedback de chaque utilisateur. En cas d’effectif élevé, il peut être effectué sur un échantillon représentatif des collaborateurs.
L'audit terrain peut se composer d'entretiens physiques ou à distance. Il permet de comprendre les besoins des utilisateurs ainsi que leurs frustrations.
Une véritable mine d’or pour réaliser un outil métier adapté à 100 % aux attentes de chacun.
Une fois les audits terrain effectués, il est nécessaire de trier les fonctionnalités afin de faire le bilan de celles que l'on souhaite garder, ajouter ou supprimer.
Vient ensuite le moment de la priorisation des fonctionnalités. Cela permet de déterminer lesquelles doivent être intégrées dès la première version de l’outil.
De notre côté, nous privilégions le développement de nouveaux outils métiers en mode agile. Le document établi lors de la priorisation des fonctionnalités sert alors de base à la programmation des étapes de développement (les sprints).
La méthode agile est un réel avantage permettant à l’entreprise de faire des retours régulièrement sur les versions de l’outil livrées. Ces échanges réguliers donnent la possibilité d’obtenir l’outil idéal rapidement par itérations.
Novaway propose aux TPE, PME et grands groupes de réaliser des audits de performance de leurs outils métiers. Nous pouvons également développer des outils informatiques sur-mesure répondant à vos problématiques. Pour plus d'informations sur ce service, n'hésitez pas à nous contacter.
