Bien choisir son logiciel ERP d'entreprise

Cyrielle

Cyrielle, Consultante web 26 janvier 2021

Entreprise : pourquoi se doter d’un ERP ?

A partir d’un certain effectif, une entreprise a besoin de se doter d’un outil l'aidant à structurer son activité. L’ERP (Enterprise Resources Planning ou Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel qui lui permet de centraliser l’ensemble de ses données (production, achats, stocks, comptabilité…). Cela permet aux utilisateurs de trouver simplement les données nécessaires à leur fonction. L’outil les rend accessibles tant au niveau de leur emplacement que de leur traitement.

L’idée est également de se doter d’un outil qui simplifie les processus métiers et qui aide à prendre les bonnes décisions. Pour cela, l’ERP peut se connecter à d’autres applications/logiciels du système informatique. Il peut être enrichi d’une business intelligence qui permet par exemple :

  • d’aider à prendre les meilleures décisions au moment opportun
  • de suivre les coûts
  • de suivre les performances en analysant des KPI essentiels à la stratégie

L’ERP doit servir l’ensemble des collaborateurs et doit pouvoir accompagner simplement l’évolution de l’entreprise.

Pourquoi choisir une (nouvelle) solution ERP ?

La technologie au service des entreprises évolue vite et s’améliore d’année en année. Aussi, beaucoup de logiciels ERP sont devenus obsolètes ce qui peut par exemple poser des problèmes :

  • d’efficacité : le logiciel n’est plus adapté à vos processus métiers qui ont eux-mêmes évolué depuis sa mise en place (ex : transformation des SI avec les nouveaux outils digitaux de relation client, gestion de production, des stocks…).
  • de productivité : l’ERP devient lent à cause d’une technologie vieillissante et des mises à jour impossibles, et vos utilisateurs perdent du temps en l’utilisant
  • de sécurité : l’ERP ne répond plus aux dernières normes en matière de gestion et de sécurisation des données

Se doter d’un ERP plus moderne, c’est avant tout comprendre ce qui doit être mis en place afin de booster votre activité. Il est même possible de devoir repenser une partie de ses process. 

De plus, les solutions actuelles permettent d’obtenir une vision plus large des actions réalisées au global dans l'entreprise grâce à de nouvelles fonctionnalités et à la couverture de domaines plus variés.

Identifier vos besoins et objectifs

Que vous souhaitiez créer un premier ERP ou remplacer un outil existant, l’idée est avant tout de définir vos besoins et objectifs. Les identifier n’équivaut pas à dupliquer la liste des fonctionnalités d'un autre logiciel. L’idéal est dans un premier temps d’analyser vos processus métiers afin de voir s’ils peuvent être optimisés. Les éventuelles modifications de process devront être prises en compte dans votre quête d'ERP. En découleront ainsi les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de votre activité.

L’objectif est bien d’adapter l’outil à votre activité et non d'adapter votre activité à l’outil.

Quels sont vos objectifs ?

Les objectifs peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Ils permettent de prioriser les actions et fonctionnalités à mettre en place dans votre logiciel. En voici quelques exemples :

  • Normaliser/ accélérer les process métiers
  • Unifier et centraliser vos données
  • Accroître votre activité en vous aidant d’un logiciel adapté
  • Améliorer l’expérience client et la relation commerciale
  • Améliorer l’expérience des utilisateurs et optimiser leur temps de travail
  • Optimiser vos coûts

Évidemment, remanier les processus métiers peut induire une période d'acclimatation et de formation des équipes. Si la conduite du changement peut parfois lever certaines inquiétudes, il est primordial de peser les “pour” et les “contre” car les bénéfices peuvent être conséquents.

Refondre son ERP - Les questions à se poser

Ensuite, s’il s’agit d’une refonte d’ERP existant, vous pouvez continuer votre analyse en vous questionnant sur les faiblesses de votre outil actuel et en vous posant les questions suivantes :

  • L’ERP est-il ergonomique et simple d’utilisation ou fait-il perdre du temps à vos collaborateurs ?
  • Vous permet-il de prendre les meilleures décisions en vous livrant les bonnes informations au bon moment ?
  • L’outil vous permet-il d’adapter vos processus métiers aux transformations à venir de votre activité ?
  • Les mises à jour de votre ERP sont-elles encore possibles ? Pouvez-vous faire évoluer votre logiciel afin de répondre aux nouveaux besoins de vos équipes ?

Faites auditer votre ERP

Vous doutez encore sur le fait de refondre votre ERP ? Faites le auditer par des experts. Une mise en perspective des fonctionnalités par rapport aux prossessus métiers sera réalisée. Elle permettra de comprendre si l’outil est adapté à votre activité.

L’audit peut également permettre d’intégrer les utilisateurs finaux à la réflexion afin de comprendre ce qu’ils apprécient et au contraire les étapes qu’ils trouvent frustrantes.

Qu’il soit réalisé par une agence web ou par des équipes internes, l’audit est une étape indispensable qui permettra d’être en phase avec les objectifs à atteindre, et donc avec la nouvelle composition de l’ERP.

Déterminer vos priorités

Maintenant que les objectifs sont clairs, il est nécessaire de déterminer et prioriser vos critères de sélection. Les critères de choix peuvent par exemple porter sur :

  • Les fonctionnalité et l'interopérabilité du système : si vos processus métiers sont complexes et que votre outil doit s’interfacer avec d’autres applications, ce critère sera un critère de choix. L’ERP doit proposer un environnement favorable aux prises de décision et une adaptation simple aux processus métiers.
  • La personnalisation de l’interface : notamment pour des métiers spécifiques pour lesquels un ERP général n’offre que peu de valeur ajoutée. De plus, il est important de penser que la personnalisation d’un outil existant peut engendrer des surcoûts.
  • L'ergonomie et prise en main : vos utilisateurs délaissent votre ERP car ils n’arrivent pas à s’en servir ? Il sera donc important de mettre l'accent sur le design et l'ergonomie de la nouvelle interface du logiciel.
  • L'hébergement sur votre réseau ou sur le cloud : pour une installation sur votre réseau, assurez-vous que vos infrastructures le permettent. L'ERP sur Cloud offre l'avantage d'être performant, sécurisé et de diminuer les coûts.
  • Le coût de l’ERP : souhaitez-vous devenir propriétaire du logiciel ou payer un abonnement mensuel ? L’estimation tarifaire correspond-t-elle à vos attentes ? Le progiciel vous permettra-t-il d’atteindre un bon retour sur investissement ? N'oubliez pas de prendre en compte tous les éléments à apprécier : coût d'acquisition, de mise en place, de formation, des mises à jours et potentielles évolutions...
  • La nécessité d'être accompagné par l'éditeur, notamment lorsque vous ne disposez pas de ressources techniques en interne.

Choisir son nouvel ERP

Une fois les critères de sélection bien définis, vous aurez probablement pu trouver diverses options de solutions répondant à vos besoins. Vous pouvez finalement vous poser ces questions pour valider que la solution favorisée répond bien à ces critères :

  • Le progiciel de gestion intégré peut-il prendre en charge tous vos processus métiers ?
  • Est-il assez solide et performant pour gérer une structure de votre taille ?
  • Est-il doté des fonctionnalités nécessaires pour accompagner votre croissance ?
  • Votre solution est-elle assez personnalisée dès le départ pour correspondre à votre besoin sans surcoûts ?
  • La solution semble-t-elle simple d’utilisation ? L’organisation des informations semble-t-elle logique ? Les informations sont-elles présentées de manière claire et concise ?
  • L'ERP a-t-il la capacité de s'interfacer avec tous les autres logiciels de votre SI ?

Novaway agence web à Lyon et Paris développe votre ERP

Novaway conçoit des logiciels SaaS sur mesure. Notre agence web conçoit, entre autres, des ERP qui s'adaptent à l'activité de ses clients. Nous proposons pour cela des phases d'audit et des ateliers de co-conception incluant les utilisateurs finaux. Nous priorisons vos besoins afin de vous fournir l'outil le plus complet et fonctionnel dès les premières livraisons.

Nous vous accompagnons tout au long de la vie de votre produit et des évolutions de votre entreprise afin que votre outil métier reste toujours à la hauteur de vos exigences. Ceci inclue notamment des périodes de formation des équipes. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations. 

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