ERP, CRM, extranet : à quel moment envisager une refonte ?

Etre doté d’un outil métier performant et adapté aux nouveaux usages et besoins peut représenter un investissement humain et financier conséquent. Aussi, nous avons pu constater qu’un grand nombre d’entreprises continuent d’utiliser des logiciels obsolètes, mais à quel prix ?

Logiciel obsolète et entreprise : un duo perdant

Les besoins d’une entreprise évoluent avec le temps. Le progrès numérique continue de croître et les outils proposés deviennent plus performants.

Ainsi, il peut être nécessaire de repenser ou de faire évoluer - de temps à autres - les outils qui font (ou faisaient) la fortune de votre entreprise. Cela permet aux employés d’être plus autonomes et efficaces.

Mais alors, comment savoir si votre logiciel métier (ERP, CRM, intranet/extranet…) mérite d’être refondu ? Voici quelques questions qui pourront vous aider à y répondre.

L’interface de votre logiciel est-elle intuitive et ergonomique ?

L’interface est un élément essentiel pour une bonne utilisation de votre ERP, CRM ou intranet/extranet. Si l’interface est défectueuse, si l’ergonomie et la navigation sont mal pensées, si elle est esthétiquement obsolète (ou obsolète tout court), alors elle peut perdre vos utilisateurs.

Elle peut les perdre au sens propre : ils ne trouvent pas les informations qu’ils cherchent. Mais elle peut également faire chuter leur motivation à se servir de l’outil. Résultat : elle agit directement sur le taux de productivité que votre outil était pourtant censé faire augmenter.

Quelques questions à se poser :

• Votre interface utilisateur répond-t-elle aux critères actuels d’ergonomie et de design ?
• L’arborescence et la navigation proposées sont-elles fluides ?
• Le logiciel est-il accessible sur des supports mobiles comme un smartphone ou une tablette (si l'activité le nécessite) ?

La technologie utilisée est-elle dépassée ?

Lorsqu’un logiciel est obsolète, les missions qu’il est censé simplifier peuvent très vite devenir un véritable parcours du combattant.

Niveau performance, vous mettez bien trop de temps à accéder à l’information qui vous intéresse ou à réaliser une action. Des messages d’erreur s’affichent sur les pages auxquelles vous tentez désespérement d’accéder… Bref, pas très enthousiasmant. 

Les questions à se poser :

• Avez-vous récemment procédé à une mise à jour de votre outil et d’ailleurs, est-il encore possible de le mettre à jour ? 
• Les modules et différents liens sont-ils toujours accessibles ?
• Toutes les fonctionnalités sont-elles pleinement opérationnelles ?

Votre logiciel n’a pas évolué avec votre activité

Pour suivre les tendances du marché, vous avez réorganisé votre activité ? Vous avez privilégié une nouvelle stratégie ou intégré un nouveau canal de distribution ?

Il manque certainement des briques à votre logiciel (ERP, par exemple). Imaginez, à titre d'illustration, qu’au bout de plusieurs années, vous ayez décidé de commencer à vendre en ligne. Votre logiciel vous donne-t-il la possibilité de gérer vos ressources simplement ? De gérer votre logistique, vos clients, vos prospects ? Un CRM vous permet-il de gérer cette partie de cette nouvelle clientèle à fort potentiel pour anticiper ses besoins et la fidéliser ?

Les questions à se poser :

• Mes logiciels sont-ils complets et me permettent-ils de gérer l’ensemble de mon activité ?
• La connexion entre mes outils métiers est-elle optimale ? ERP => CRM => boutique en ligne ?

Votre logiciel ne respecte plus la réglementation en vigueur

A l’instar de la technologie, les règlementations peuvent évoluer rapidement, et notamment dans le numérique. Votre logiciel répond-il aux critères du marché actuel ? Par exemple, prend-t-il en compte tous les critères relatifs au Règlement Général sur la Protection des Données récemment mis en place ? Respecte-t-il les règles propres à votre secteur d’activité ?

Les questions à se poser :

• Les données récupérées et conservées dans mon ERP / CRM / extranet / intranet respectent-elles le RGPD et la réglementation relative à votre activité  ?
• Vos utilisateurs sont-ils suffisamment informés du traitement de ces données ?

Votre solution numérique n’est plus assez sécurisée

Autre gros problème lié à l'obsolescence d'un logiciel, et non des moindres : la sécurité. Les ERP, CRM et autres intranets/extranets regorgent d’informations confidentielles qui doivent uniquement être accessibles par les personnes autorisées.

Une faille de sécurité serait alors alarmante. Vous devez pouvoir garantir que personne en dehors de votre organisation ne puisse accéder à vos données.

Si votre logiciel est trop vieux, il se peut que les prérequis autour de la sécurité ne soient plus respectés. 

Question à se poser :

• Mon logiciel respecte-t-il les obligations en matière de sécurité ? 

Conclusion et exemples de logiciels SaaS sur-mesure

En lisant cet article, peut-être vous êtes vous aperçus qu’il était temps de redonner un coup de neuf à votre logiciel métier ? Si c’est le cas, nous vous conseillons d’envisager un logiciel pensé pour votre activité, plutôt que de limiter votre activité aux fonctionnalités d’un logiciel préconçu.

Si le prix est votre critère de choix principal, pensez avant tout au retour sur investissement de chacune des options que vous avez. 

Envie de créer un ERP, CRM, extranet / intranet ou un autre logiciel sur-mesure ? N’hésitez pas à nous faire part de votre projet, nous serons ravis de pouvoir vous aider à le réaliser.