Comment rédiger une expression de besoin pour une agence web ? (+ modèle à télécharger)
Cyrielle, Responsable marketing et communication 3 décembre 2021
Cyrielle, Responsable marketing et communication 3 décembre 2021
Vous avez un projet web (site internet, application mobile, logiciel..) et devez choisir le prestataire le plus adapté pour le développer ? Établir une expression de besoin est l’une des conditions sine qua non si vous souhaitez partir du bon pied. Elle permet de poser les bases contextuelles, techniques et fonctionnelles du projet. Cela permet de présenter clairement vos attentes aux prestataires sélectionnés pour réaliser une offre.
Cependant, tout le monde n’est pas expert dans le domaine de la rédaction de spécifications. Besoin d’aide ? Voici les points clés qui vous permettront de rédiger une expression de besoin suffisamment détaillée pour obtenir un devis d’agence web.
Une expression de besoin est un document qui détaille votre projet web dans sa globalité.
Contrairement au cahier des charges, l’expression de besoin n’a pas vocation à décrire le projet de manière exhaustive. Par "exhaustif", nous entendons par exemple qu'elle n'a pas vocation à définir l'intégralité des fonctionnalités qui seront développer, ni même la manière de procéder. Ce travail viendra par la suite, avec l'aide du prestataire.
Claire et concise, elle est très utile lors de la recherche d'agence web et sert de base lorsque des spécifications fonctionnelles et techniques plus détaillées sont requises. Elle n’est pas contractuelle et peut être modifiée en fonction des retours de vos interlocuteurs ou de l’évolution des besoins.
Voici donc 8 points qui vous aiguilleront dans la rédaction de votre expression de besoin. Les différents points comportent des exemples qu'il vous sera possible de prendre en compte ou non selon les informations que vous souhaiterez faire parvenir aux prestataires.
La présentation de votre entreprise permet de comprendre l'historique de la société et l'environnement dans lequel elle évolue. Inutile de trop entrer dans le détail, l'idée est simplement d'apprendre à vous connaître afin de mieux appréhender le projet.
Pour cela, vous pouvez détailler des points essentiels tels que : les dates clés depuis la création, explication du domaine d'activité, produits et services, organisation du travail et des ressources humaines, etc.
Entrez ensuite dans le coeur du sujet en présentant les spécificités liées à votre projet. Vous pouvez par exemple développer des informations de base telles que :
Essayez d’être le plus exhaustif possible lors de la description des fonctionnalités souhaitées. Si votre projet comporte des incertitudes et si vous éprouvez des difficultés à détailler cette partie, mentionnez simplement les fonctionnalités les plus importantes sans lesquelles le projet ne peut pas voir le jour. Répondez à la question “Que souhaite-t-on faire ?” plutôt que “Comment faire ?”.
Exemple pour le site de e-commerce de personnalisation d’objets :
| 1. Création de compte et connexion | |
|---|---|
| 1.1 | Créer un compte / se connecter avec email et mot de passe |
| 1.2 | Se connecter avec ses comptes Google et Facebook |
| 2. Catalogue produits | |
|---|---|
| 2.1 | Créer des fiches produits depuis un back-office |
| 2.2 | Importer des fiches produits automatiquement depuis un ERP |
| 2.3 | Filtrer les produits par catégories et prix |
| 3. Module de personnalisation | |
|---|---|
| 3.1 | Générer un formulaire de personnalisation |
| 3.2 | Prévisualiser les produits personnalisés |
Même si la réflexion vous semble prématurée, n’hésitez pas à ajouter des schémas, wireframes/maquettes, tout ce qui pourrait nous aider à comprendre au mieux votre besoin.
Les évolutions fonctionnelles
Dans cette section, indiquez les fonctionnalités que vous souhaitez développer, mais qui ne sont pas obligatoirement à intégrer dans une première version. Cela peut être en raison du budget ou simplement par volonté de se concentrer d’abord sur l’essentiel puis de développer la solution au fil des retours utilisateurs.
Exemple pour le site e-commerce de personnalisation d’objets :
| 4. Fidélisation | |
|---|---|
| 4.1 | Relancer par email quand le panier est abandonné si la personne s'est connectée à son compte personnel |
| 4.2 | Connecter le site à un outil de newsletter (ex : nom de l’outil) |
| 4.3 | Mettre en place un module de codes promotionnels (promotion en % et en valeur) avec période de validité |
La priorisation de vos fonctionnalités vous semble flou ? Novaway organise des ateliers matrice valeur/effort qui permettent de faire le point sur les priorités de développement en fonction du retour sur investissement de chacune des fonctionnalités.
Cette partie peut contenir les évolutions envisagées sur le long terme. Votre projet doit-il par exemple être dupliqué pour servir une autre organisation, une filiale..? La base doit-elle être reprise pour répondre à un nouvel objectif ? Un outil métier doit-il être créé pour le compléter ?
Ces informations sont utiles car elles permettent d'anticiper les risques techniques en prévoyant une structure adaptée aux évolutions prévues dès le départ.
Les projets doivent quelquefois respecter des contraintes techniques. Par exemple, si vous développez un site e-commerce, il se peut qu’il doive être connecté à un logiciel métier, par exemple, un ERP contenant vos produits ou la liste de vos clients, etc.
L’exhaustivité de la liste de ces contraintes est importante. Certaines d’entre elles pourraient rendre une collaboration impossible, en raison des compétences à disposition du prestataire.
Voici quelques exemples de contraintes techniques rencontrées sur des projets web :
Cette liste est loin d’être exhaustive étant donné qu’elle ne présente que quelques contraintes fréquemment rencontrées sur les projets de sites ou d’applications. Cette partie est à personnaliser entièrement selon votre projet.
Avant de penser les premières maquettes d’un projet web, les équipes de création ont besoin d’éléments graphiques ou d’inspiration design leur permettant de concevoir un univers correspondant à vos attentes.
Dans un premier temps, nous aurons besoin de savoir à quels niveaux nous devrons intervenir, quelles ressources seront à disposition et si d’autres prestataires sont déjà en charge de certaines parties (ex : création de l’identité visuelle).
Vous pourrez donc répondre à ces quelques questions :
Il se peut également que vous ayez déjà envisagé une première version d’arborescence pour votre site/app/logiciel. Par arborescence, nous entendons l’organisation des contenus, accessibles notamment via la construction des menus de navigation. Si une première arborescence existe, n’hésitez pas à la communiquer. Elle pourra également servir de base lors de la phase de maquettage.
Dans cette section, vous pouvez préciser tous les services supplémentaires dont vous souhaitez bénéficier pour la réalisation de votre projet. Par exemple :
Cette partie concerne les délais que vous vous êtes fixés pour réaliser le projet. Elle peut simplement contenir les dates butoirs des grandes étapes, par exemple :
Vous pouvez préciser si ces échéances sont flexibles ou si elles doivent impérativement être respectées. Cela permettra de pouvoir échanger autour des disponibilités de chaque partie afin de réaliser le projet, toujours dans la limite du raisonnable.
Comme nous vous l’expliquions dans notre article “Combien coûte un projet web ? Exemple du site internet sur mesure”, l’aspect budgétaire a une réelle incidence sur le développement du site, de l’app, du logiciel...
Les porteurs de projets craignent parfois de voir s’envoler les prix s’ils donnent des indications financières. Côté agence, le budget permet plutôt d’analyser notre capacité à effectuer une prestation qualitative et compétitive. Il ne faut donc surtout pas hésiter à indiquer dès le départ vos contraintes financières, ou au moins une fourchette aussi proche que possible des ressources à disposition.
Indiquer un budget permet d’échanger en toute transparence sur les différentes possibilités de développement et de trouver des solutions techniques ou fonctionnelles adaptées. Cela fait gagner un temps précieux à chacune des parties.
Finalement, nous conclurons comme nous avons commencé, avec un message essentiel : l'expression de besoin se doit d'être aussi claire que possible, tout en restant assez exhaustive pour pouvoir évaluer l'ampleur du projet. Aussi, nous souhaitions ajouter 3 conseils finaux pour clôturer cet article :
Maintenant c'est à vous, bonne rédaction !
Besoin d'aide pour mettre de l'ordre dans vos idées ? Novaway propose des ateliers de co-conception permettant de définir les besoins de votre projet (ex : définition des parcours utilisateurs, de l'arborescence idéale, des fonctionnalités à développer en priorité, analyse des problématiques techniques et audit, etc.). Les ateliers peuvent aboutir à un cahier des charges fonctionnel et technique complet. Contactez-nous !
![[Modèle] Rédiger son expression de besoin pour un projet web ou mobile en 7 étapes](https://www.novaway.fr/media/cache/resolve/425_highlight_block/mapping/images/highlight/modele-expression-besoin-novaway-agence-web-63cfb3480effe240482857.png)
