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Transformation numérique : de l’intranet à la digital workplace

De nombreux outils numériques voient régulièrement le jour afin de s’adapter à l’évolution des modes de travail. Cela permet d'optimiser la productivité des équipes. Pourtant, la multiplication des outils peut parfois s'avérer chronophage et compliquer le quotidien des collaborateurs. 

L’intranet fait partie des solutions qui ont permis la centralisation de plusieurs sources de données et d’informations. L’outil s’est ensuite enrichi pour devenir une solution plus complète et collaborative.

Voici comment l'intranet s'est progressivement transformé en digital workplace.

Les objectifs de l’intranet 

Pour comprendre les avantages de la digital workplace, revenons un peu en arrière. Au départ, l’intranet n’était ni plus ni moins qu’un site internet accessible uniquement aux salariés d’une entreprise. 

Son utilisation avait deux objectifs majeurs : la publication de contenu et la communication (souvent descendante).

Le collaborateur pouvait donc y retrouver des communications publiées par ses managers ainsi que des documents officiels tels que :

  • les actualités de l'entreprise
  • les événements prévus en interne
  • les changements dans l'organisation, les process
  • la présentation des nouveaux arrivants 
  • les documents officiels : modèles de documents, visuels /charte graphique, formulaires de demande de remboursement…
  • les documents concernant la politique de l’entreprise

Les limites de l’intranet

L'intranet présentait néanmoins quelques limites pour les collaborateurs :

  • les informations trouvées devaient bien souvent être utilisées en dehors de l’outil pour finaliser une démarche (ex : remplir un formulaire et l'envoyer au service concerné, contacter un collaborateur...)
  • le grand nombre d'informations disponibles pouvait perdre l'utilisateur
  • les interfaces étaient souvent peu ergonomiques et intuitives

De l’intranet à la Digital Workplace

De nouvelles fonctionnalités sont progressivement venues améliorer ce système pour permettre une plus grande liberté, flexibilité et intégration des salariés. 

Parmi les nouveaux outils ajoutés dans l’intranet :

  • des outils de collaboration équipe (agendas partagés, solution de réunion à distance…)
  • des outils RH (demande de remboursement de frais, demande de congés…)
  • des réseaux sociaux d’entreprise et outils de messagerie

Cet intranet enrichi est devenu un véritable espace de travail en ligne : une véritable "Digital Workplace".

Qu’est-ce qu’une digital workplace ? 

Une digital workplace est environnement numérique de travail sur lequel le collaborateur peut retrouver tous les outils en lien avec son activité professionnelle. 

Elle se base sur 4 valeurs clés : la communication, la collaboration, le partage des connaissances et la productivité.

Les enjeux d’une digital workplace

L’émergence de la digital workplace permet aux entreprises de répondre à de nouveaux enjeux tels que :

  • Apporter une réponse aux changements dans les modes de travail : partage de connaissances plus transverse, travail à distance, réduction des procédures papier...

  • Optimiser la productivité grâce à une plateforme centralisant les moyens de communication, les outils de travail individuels et collaboratifs (messagerie, mails, outil de visioconférence, agenda partagé), les documentations officielles, la connexion à des API externes…

  • Offrir une interface personnalisée pour répondre aux besoins de chaque collaborateur. L'utilisateur peut par exemple :
    • Retrouver des documents, des applications disponibles uniquement pour son service.
    • Se créer une expérience unique en installant ses applications favorites sur son espace numérique.
  • Favoriser le partage de connaissances et d’informations notamment grâce à l’intégration de réseaux sociaux d’entreprise et d'outils de messagerie modernes.

  • Proposer une plateforme design et responsive pour une expérience utilisateur optimale même via un appareil mobile.

  • Réduire les coûts liés aux différentes licences et logiciels mais aussi les coûts liés aux déplacements (visio, messagerie).

  • Renforcer l’attractivité de la marque employeur grâce à un environnement de travail moderne, ergonomique et dynamique.

Créer votre digital workplace

Vous souhaitez offrir à vos collaborateurs à outil interne permettant de gagner du temps, de mieux communiquer et d'optimiser leurs actions au quotidien ? N'hésitez pas à nous faire part de votre projet. Ensemble, nous pourrons réfléchir à la solution la plus adaptée à votre entreprise.