RPA : bien déployer sa stratégie d’automatisation des processus métiers

Une majorité des entreprises suit des process bien rodés pour mettre en oeuvre ses activités. Cependant, une étude menée récemment par Abbyy* nous apprend que 60 % d’entre elles contournent une partie des process mis en place pour trois raisons majeures :

• Mieux répondre à la demande client
• Mieux organiser des processus métiers jugés trop complexes
• Les collaborateurs n’ont pas une connaissance suffisante des processus mis en place 

Il existe donc indéniablement un décalage entre la perception des processus par les entreprises et leur impact réel sur la chaîne de valeur.  

Des méthodes pour analyser l’efficacité des processus métiers

De plus en plus d’entreprises cherchent à analyser leurs processus métiers dans le but des les optimiser. En seulement trois mois en France, le taux d’adoption de la RPA - Robotic Process Automation - est passé de 28 % à 35 %. Les entreprises semblent être séduites par le concept, qui leur permet d’automatiser des tâches rébarbatives et à faible valeur ajoutée. 

Qu’est-ce que la Robotic Process Automation (RPA) ?

La RPA est une solution permettant d’automatiser les processus métiers d'une entreprise. Après analyse du processus par un expert RPA, des scripts sont créés afin d’automatiser certaines tâches manuelles. Plus tard, ces scripts seront réalisés par des robots. Les salariés ont donc l’opportunité de troquer des tâches fastidieuses au profit de missions plus stratégiques et créatives. 

Cependant, tous les projets de RPA ne connaissent pas un franc succès dès le début. Les raisons principales en sont les suivantes :

• Le process est trop complexe et/ou comporte trop d’exceptions
• L’automatisation n’a pas de sens pour l’entreprise
• Des erreurs sont générées et leur coût est trop important pour être rentable
• Trop de tâches demandent une intervention cognitive humaine avancée

Comment savoir si un projet RPA a du sens pour votre activité ?

Avant de lancer un projet de Robotic Process Automation, il est important de prendre connaissance de l’ensemble du processus que vous souhaitez optimiser. Vous devez avant tout le comprendre dans son intégralité afin de pouvoir le décomposer en étapes. Cela permettra ensuite de sélectionner les étapes les plus intéressantes à automatiser, pour optimiser votre ROI. Pour cela, il existe plusieurs options, mais tout d’abord il est important de se poser les bonnes questions :

• Quelles tâches engendrent fréquemment des retards, des problèmes dans votre entreprise ?
• Quelles tâches sont souvent sources d’erreurs (notamment d’inattention, de frappes à cause des saisies multiples et répétées) ?
• Quelles tâches ne sont pas plaisantes à accomplir pour vos collaborateurs ?

Analyser un processus métier est une tâche qui peut s’avérer complexe. Aussi, il est conseillé de faire appel à un professionnel pour ne manquer aucune étape, et ne pas fausser la base de connaissance nécessaire à l’optimisation des processus. 

Faire appel à un consultant externe en Automatisation des Processus

Le consultant externe en Robotic Process Automation pourra analyser les processus de votre entreprise et la manière dont chaque action est réalisée individuellement. Il pourra valider votre besoin et proposer un plan d’actions efficace dont les étapes clés sont les suivantes :

• Détecter les processus automatisables à fort ROI
• Concevoir des scénarios pour automatiser le processus
• Développer les robots sur la base des scénarios
• Déployer, monitorer et maintenir les robots

Utiliser un algorithme de process mining 

Le process mining est un procédé qui consiste à analyser vos processus métiers par le biais de robots. L’outil se base sur les actions réalisées par les utilisateurs d’un outil pour réaliser un processus donné (utilisation de logs d’événements). Connecté à votre outil métier, il liste et évalue les différentes façons de réaliser une action et fournit un rapport sur l’efficacité de chaque procédé.

Les étapes clés pour le succès de votre process RPA

Pour conclure, voici un récapitulatif des bonnes pratiques à avoir en tête lors du déploiement d’un système de Robotic Process Automation :

• Comprendre votre processus métier de A à Z : il est primordial d’analyser vos processus actuels afin de comprendre ce qui doit et peut être automatisé. 
• Identifier les processus les plus appropriés pour mettre en place un système de RPA ainsi que les processus pour lesquels le besoin d’automatisation se fait réellement sentir. 
• Automatiser ces processus avec l’aide d’un expert en RPA. 
• Surveiller les robots mis en place afin de valider que l’automatisation fonctionne.
• Réaliser un suivi des actions et améliorer le process si nécessaire.

Besoin de définir une stratégie de robotisation des processus métiers ? Contactez-nous pour échanger sur votre projet !

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Source : Etude Abbyy, State of Process Mining and Robotc Process Automation réalisée sur des participants appartenant à des entreprises de plus de 50 employés aux USA, au Royaume-Unis, en France et en Allemagne. Les industries représentées sont les suivantes : banque/finance, gouvernement, assurance, santé; logistique, transport et distribution.